Chức danh

Nhân viên Mua sắm

Bộ phận

Phòng TMHĐ

Yêu cầu năng lực

1.   Tốt nghiệp đại học hệ chính quy.

2.    Có kiến thức về kinh tế/thương mại và luật cơ bản.

3.    Sử dụng tiếng Anh trình độ cơ bản ( tương đương bằng B2 ).

4.    Sử dụng thành thạo các ứng dụng vi tính văn phòng.

5.    Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh mua bán.

Báo cáo trực

tiếp cho

- Phó phòng

- Trưởng phòng

Người uỷ nhiệm

Khi vắng mặt

Người được ủy quyền

Nhiệm vụ

1. Trực tiếp thực hiện công tác mua sắm Hàng hóa, Vật tư, Thiết bị, Dịch vụ phục vụ Công ty và các Dự án theo sự phân công của Tổ trưởng/ Phó phòng/ Trưởng phòng;
2. Theo dõi diễn biến thị trường, khả năng cung ứng và giá cả thị trường Dịch vụ;
3. Nắm bắt nguồn cung cấp Hàng hóa, Dịch vụ để triển khai thực hiện việc cung cấp Hàng hóa, Dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả nhất;
4. Phối hợp với các Tổ trong Phòng để nắm rõ về tính chất của các loại hình Dịch vụ cung cấp  cho từng Dự án, từng lô hàng, từng khách hàng để đưa ra chào giá đầy đủ và phù hợp;
5. Soạn thảo và xem xét Hợp đồng mua Hàng Hoá, Dịch vụ;
6. Theo dõi, quản lý chặt chẽ công tác triển khai Hợp đồng, thông báo cho các Tổ trong phòng và các bộ phận liên quan các thông tin Hàng hóa/Dịch vụ: ngày đi, ngày đến, ngày giao hàng và giải đáp thắc mắc của về các vấn đề liên quan trong phạm vi công việc thực hiện;
7. Hoàn thiện Hồ sơ thanh toán và phối hợp chặt chẽ với Phòng Tài chính kế toán trong việc thanh toán Hợp đồng mua ngắn hạn;
8. Báo cáo Lãnh đạo phòng, Tổ trưởng/Tổ phó về các vấn đề phát sinh để nắm bắt và có hướng giải quyết kịp thời;
9. Tham gia khảo sát giá cả thị trường phục vụ việc quản lý và thực hiện Hợp đồng, đấu thầu. Thực hiện việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu giá của Công ty;
10. Báo cáo tình hình thực hiện công việc cho Tổ trưởng/Phó Phòng/Trưởng phòng theo quy định;
11. Đề xuất phương án giải quyết công việc với Tổ trưởng/Phó phòng/ Trưởng phòng;
12. Xây dựng và đẩy mạnh mối quan hệ hợp tác với các Nhà cung cấp, Nhà thầu phụ, đối tác trong và ngoài nước nhằm tăng cường khả năng cung cấp Dịch vụ, đa dạng hóa các loại hình Dịch vụ nhằm phát triển và chiếm lĩnh thị trường trong và ngoài nước;
13. Nghiên cứu một cách chi tiết các khía cạnh kinh tế, kỹ thuật nhằm xem xét, soạn thảo chuẩn bị các Hợp đồng kinh tế phù hợp với các quy định của Nhà nước, Pháp luật và hạn chế tối đa các rủi ro, thiệt hại cho Công ty trong quá trình triển khai thực hiện Hợp đồng;
14. Quản lý, theo dõi các Hợp đồng kinh tế một cách khoa học, bảo mật theo đúng quy định của Công ty. Thực hiện các chế độ báo cáo, tổng hợp Hợp đồng nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra và công tác kế hoạch;
15. Tích cực tham khảo, học hỏi kinh nghiệm về Hợp đồng và Thương mại của các đơn vị bạn, nhất là về những lĩnh vực mới, Dịch vụ mới nhằm không ngừng củng cố và hoàn thiện công tác Hợp đồng trong tương lai;
16. Thường xuyên cập nhật thông tin, kiến thức, các quy định, chính sách mới của Nhà nước liên quan đến công tác Thương mại, Hợp đồng, công tác hải quan và Logistics để thực hiện đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước và có hiệu quả nhất;
17. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổ trưởng và Lãnh đạo Phòng giao;
18. Nắm vững Quy trình mua Hàng hóa và Dịch vụ, Quy trình thanh toán và tạm ứng,... và các quy trình liên quan khác để đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình;
19. Được quyền yêu cầu cung cấp thông tin để phục vụ cho công việc.
20. Tham gia xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ được giao. Kịp thời báo cáo Tổ trưởng/ Phó phòng/ Trưởng phòng khi vụ việc vượt quá thẩm quyền giải quyết của mình.
21. Đảm bảo sự gắn kết giữa các bộ phận phòng ban, cá nhân tham gia dịch vụ được thông tin đầy đủ, hiểu rõ và thực hiện tốt yêu cầu của công việc.
22. Trực tiếp nhận và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổ trưởng/ Phó phòng/ Trưởng phòng.

Quyền

1.   Có quyền đề xuất lên Lãnh đạo phòng về các phương tiện, nguồn lực để triển khai công việc được giao.

2.   Có quyền bảo lưu ý kiến của mình lên Ban Giám đốc Công ty.

Các yêu cầu đặc biệt

- Chịu được áp lực công việc cao.

- Làm tăng ca ( nếu có )

Liên hệ phối hợp công việc

• • • Phối hợp công việc nội bộ.
    • Liên hệ công việc bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp...).
    • Chuyển thông tin đến từng cá nhân, bộ phận có liên quan.

Công việc khác

• • • Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý sản xuất kinh doanh trong Công ty khi được Lãnh đạo phòng yêu cầu.
    • Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
    • Tích cực tham gia đóng góp vào hiệu quả của hệ thống quản lý OH&S; Tuân thủ nghiêm túc các quy trình, hướng dẫn công việc liên quan đến hoạt động đảm bảo AT-SKNN.
    • Báo cáo kịp thời đến cấp lãnh đạo trực tiếp các bất cập hoặc tình trạng mất an toàn hay nguy hiểm liên quan đến an toàn và SKNN