Chức danh

Nhân viên Điều phối Hợp đồng

Bộ phận

Phòng TMHĐ

Yêu cầu năng lực

1.   Tốt nghiệp đại học hệ chính quy.

2.    Có kiến thức về kinh tế/thương mại và luật cơ bản.

3.    Sử dụng tiếng Anh trình độ cơ bản ( tương đương bằng B2 ).

4.    Sử dụng thành thạo các ứng dụng vi tính văn phòng.

5.    Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong kinh doanh, thương mại ( ưu tiên người có kinh nghiệm làm việc trong môi trường ngân hàng )

Báo cáo trực

tiếp cho

- Phó phòng

- Trưởng phòng

Người uỷ nhiệm

Khi vắng mặt

Người được ủy quyền

Nhiệm vụ

1. Đọc hiểu Hợp đồng mua, bán Hàng hoá/ Dịch vụ và phối hợp với các Tổ trong Phòng, các phòng ban liên quan (nếu cần) để nắm rõ về tính chất của các loại hình Dịch vụ/Hàng hoá cung cấp cho từng Hợp đồng/ Dự án, từng khách hàng, để soát xét Hợp đồng phù hợp;
2. Soạn thảo và xem xét Hợp đồng bán;
3. Thông báo cho khách hàng về các thông tin Hàng hóa/Dịch vụ: ngày đi, ngày đến, ngày giao hàng và giải đáp thắc mắc của khách hàng về các vấn đề liên quan trong phạm vi cho phép;
4. Tiếp nhận Biên bản nghiệm thu từ các bộ phận liên quan và hoàn thiện Hồ sơ thanh toán Hợp đồng mua bán ngắn hạn cũng như dài hạn;
5. Hỗ trợ và phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Kinh tế Tổng hợp của P.TMHĐ và Phòng Tài chính kế toán trong việc thanh toán, thu hồi công nợ;
6. Báo cáo Lãnh đạo phòng, Tổ trưởng/Tổ phó về các vấn đề phát sinh để nắm bắt và có hướng giải quyết kịp thời;
7. Báo cáo tình hình thực hiện công việc cho Tổ trưởng/Phó Phòng/Trưởng phòng theo quy định;
8. Đề xuất phương án giải quyết công việc với Tổ trưởng/Phó phòng/ Trưởng phòng;
9. Nghiên cứu một cách chi tiết các khía cạnh kinh tế, kỹ thuật nhằm xem xét, soạn thảo chuẩn bị các Hợp đồng kinh tế phù hợp với các quy định của Nhà nước, Pháp luật và hạn chế tối đa các rủi ro, thiệt hại cho Công ty trong quá trình triển khai thực hiện Hợp đồng;
10. Quản lý, theo dõi các Hợp đồng kinh tế một cách khoa học, bảo mật theo đúng quy định của Công ty. Thực hiện theo dõi số liệu, tổng hợp giá trị, chi phí của Hợp đồng nhằm phục vụ cho công tác báo cáo và công tác kế hoạch;
11. Tích cực tham khảo, học hỏi kinh nghiệm về Hợp đồng và Thương mại của các đơn vị bạn, nhất là về những lĩnh vực mới, Dịch vụ mới nhằm không ngừng củng cố và hoàn thiện công tác Hợp đồng trong tương lai;
12. Thường xuyên cập nhật thông tin, kiến thức, các quy định, chính sách mới của Nhà nước liên quan đến công tác Thương mại, Hợp đồng, công tác hải quan và Logistics để thực hiện đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước và có hiệu quả nhất;
13. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổ trưởng và Lãnh đạo Phòng giao;
14. Nắm vững Quy trình Hướng dẫn chuẩn bị và xem xét Hợp đồng, Quy trình Xử lý thông tin phản hồi và đo lường sự thoả mãn của khách hàng... và các quy trình liên quan khác để đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình;
15. Được quyền yêu cầu cung cấp thông tin để phục vụ cho công việc.
16. Là đấu mối liên lạc và thực hiện công tác điều phối chung với khách hàng, đối tác và các phòng ban liên quan trong quá trình thực hiện từng dịch vụ cụ thể được giao.
17. Theo dõi và quản lý chặt chẽ việc triển khai các dịch vụ được giao.
18. Tham gia xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ được giao. Kịp thời báo cáo Tổ trưởng/ Phó phòng/ Trưởng phòng khi vụ việc vượt quá thẩm quyền giải quyết của mình.
19. Đảm bảo sự gắn kết giữa các bộ phận phòng ban, cá nhân tham gia dịch vụ được thông tin đầy đủ, hiểu rõ và thực hiện tốt yêu cầu của công việc.
20. Trực tiếp nhận và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổ trưởng/ Phó phòng/ Trưởng phòng.

Quyền

1.   Có quyền đề xuất lên Lãnh đạo phòng về các phương tiện, nguồn lực để triển khai công việc được giao.

2.   Có quyền bảo lưu ý kiến của mình lên Ban Giám đốc Công ty.

Các yêu cầu đặc biệt

- Chịu được áp lực công việc cao

- Làm tăng ca (nếu có)

Liên hệ phối hợp công việc

• • • Phối hợp công việc nội bộ
    • Liên hệ công việc bên ngoài (Khách hàng, Đối tác, NCC, Nhà thầu...)
    • Chuyển thông tin đến từng cá nhân, bộ phận có liên quan

Công việc khác

• • • Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý sản xuất kinh doanh trong Công ty khi được Lãnh đạo phòng yêu cầu.
    • Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
    • Báo cáo kịp thời đến cấp lãnh đạo trực tiếp các bất cập hoặc tình trạng mất an toàn hay nguy hiểm liên quan đến an toàn và SKNN