- Đón tiếp khách hàng: Đón tiếp khách hàng bằng thái độ thân thiện, chu đáo và chuyên nghiệp. Do việc tiếp đón chu đáo và chuyên nghiệp cần có thời gian chuẩn bị, nên cần thường xuyên nhấn mạnh với khách hàng về lợi ích của việc đặt lịch hẹn dịch vụ và đề nghị khách hàng nên đặt lịch hẹn trước khi vào làm dịch vụ.
- Kiểm tra xe cùng khách hàng: Tìm hiểu, xác định nguyên nhân, xác định yêu cầu khách hàng khi đưa xe vào làm dịch vụ bằng các câu hỏi, kiểm tra kỹ xe khách hàng bằng phiếu kiểm tra, đồng thời xem lại hồ sơ dịch vụ xe khách hàng trên chương trình DMS. Tổng hợp các công việc trên để có đánh giá toàn diện; thông báo cho khách hàng về tình trạng xe.
- Tư vấn công việc sửa chữa: Sau khi kiểm tra xe khách hàng, phối hợp với quản đốc xưởng và/hoặc trưởng bộ phận kỹ thuật đưa ra phương án sửa chữa tối ưu thông báo cho khách hàng. Nếu khách hàng không đồng ý với phương án đưa ra, phải có các phương án khác cho khách hàng chọn lựa, giải thích ưu - nhược điểm từng phương án để khách hàng nắm rõ. Nhấn mạnh các nội dung hỗ trợ miễn phí.
- Cam kết giá dịch vụ: Lập phiếu sửa chữa (hoặc báo giá) ghi đầy đủ chi tiết nội dung sửa chữa, tổng chi phí sửa chữa và thời gian hoàn thành cho khách hàng tham khảo. Nếu khách hàng thắc mắc, cần xem xét lại các vấn đề cẩn thận để đảm bảo nội dung công việc là chính xác. Chỉ tiến hành sửa chữa sau khi khách hàng đã đồng ý bằng việc ký duyệt phiếu sửa chữa (hoặc báo giá).
- Chi phí dịch vụ bổ sung: Trường hợp phát sinh chi phí không có trong phương án khách hàng đã đồng ý, cần hết sức khéo léo thuyết phục khách hàng chấp nhận về sự cần thiết của các chi phí phát sinh. Khách hàng thường sẽ nghi ngờ về trình độ nhân viên và sự trung thực của Công ty khi gặp các phát sinh lớn, do đó cần hạn chế chi phí phát sinh bằng việc kiểm tra xe kỹ lưỡng ngay từ đầu.
- Theo dõi tiến trình sửa chữa: Phối hợp chặt chẽ với Quản đốc xưởng, Điều phối viên, Tổ trưởng và BP phụ tùng nhằm đảm bảo các yêu cầu sau:
- Kế hoạch sửa chữa hợp lý, đúng nhu cầu khách hàng.
- Tổng chi phí sửa chữa đã được kiểm tra chi tiết
- Phân công công việc đúng người, đúng trình độ, đúng thời gian. Đảm bảo việc giao xe đúng hạn.
- Ghi rõ trên phiếu sửa chữa người kiểm tra chất lượng xuất xưởng, người lái thử và người rửa xe trước khi giao.
- Nhanh chóng chuyển phiếu sửa chữa đến các bộ phận liên quan.
- Giao xe cho khách hàng: Khi giao xe cho khách hàng phải kiểm tra hoặc thực hiện đầy đủ các công việc sau:
- Xe được lái thử, rửa sạch, phiếu sửa chữa của xe đã được đóng dấu kiểm tra chất lượng xuất xưởng.
- Bàn giao phụ tùng cũ, giao hoá đơn đã chuẩn bị sẵn, giải thích công việc đã thực hiện, hướng dẫn thanh toán.
- Điều chỉnh thông tin khách hàng trong dữ liệu (nếu cần thiết), cập nhật thông tin dự kiến cho lần sửa chữa sau, thông báo việc Trung tâm chăm sóc khách hàng sẽ gọi cho họ trong vòng 3 ngày để theo dõi tình hình xe sửa chữa.
- Khai thác các sản phẩm dịch vụ giá trị gia tăng:
Cập nhật thường xuyên các sản phẩm – dịch vụ giá trị gia tăng như bảo hiểm tái tục, phụ kiện trang trí, dung dịch vệ sinh động cơ, khử khuẩn điều hoà…để kịp thời tư vấn cho khách hàng nhằm gia tăng thêm doanh thu RO và tăng tiện ích cho khách hàng.
- Các công việc khác:
- Thường xuyên nhắc nhở khách hàng về thời hạn bảo dưỡng; hướng dẫn, giải thích chính sách bảo hành, hỗ trợ trong các trường hợp bảo hành.
- Tư vấn bảo hiểm cho khách hàng và hết sức hỗ trợ khách hàng trong các sự cố bảo hiểm.
- Tuân thủ các quy trình dịch vụ, bao gồm quy trình QualityCare, chương trình 5S, chương trình DMS…
- Tích cực tham gia các khoá đào tạo do Công ty tổ chức, đồng thời có ý thức tự đào tạo bằng các tài liệu kỹ thuật tại tủ sách kỹ thuật công ty hoặc từ nguồn khác.
- Giữ gìn vệ sinh, ngăn nắp nơi làm việc, ý thức an toàn lao động – phòng chống cháy nổ. Tắt đèn, điện, máy tính trước mỗi khi ra về.
- Khai thác các sản phẩm dịch vụ giá trị gia tăng:
Cập nhật thường xuyên các sản phẩm – dịch vụ giá trị gia tăng như bảo hiểm tái tục, phụ kiện trang trí, dung dịch vệ sinh động cơ, khử khuẩn điều hoà…để kịp thời tư vấn cho khách hàng nhằm gia tăng thêm doanh thu RO và tăng tiện ích cho khách hàng.